Ogni richiesta ai fornitori, in un solo posto.
Tramaproof scrive, invia e segue le richieste ai tuoi fornitori da un'unica pagina. Ogni messaggio parte nella lingua del fornitore, i solleciti seguono un calendario che imposti una volta sola e lo storico di ogni scambio resta accanto ai documenti che ha prodotto.
Una pagina per ciò che chiedi e ciò che torna indietro
Ogni richiesta, sollecito, invito di filiera e richiesta di consenso a un fornitore si scrive e si invia dalla stessa pagina. L'elenco mostra a chi è stato chiesto, per quale prodotto, a quale scopo e a che punto è ogni richiesta. Ogni pulsante della piattaforma che chiede qualcosa a un fornitore apre questa pagina con il contesto già compilato.
- Filtri per stato: in ritardo, non aperte, bozze, complete
- Ogni richiesta etichettata per scopo: passaporto, filiera, imballaggi
- Una richiesta risulta in ritardo sette giorni dopo l'invio, se i documenti mancano ancora
Una mail, oppure un link da condividere
Scegli il contatto e la lingua, aggiungi una nota e invii. L'elenco dei documenti richiesti lo aggiunge la piattaforma, non va scritto a mano. Quando un fornitore si raggiunge meglio al telefono o in chat, copi il link al posto della mail e non parte nessun messaggio.
Partono da soli, al momento giusto
Dopo l'invio Tramaproof segue ogni richiesta al posto tuo: per impostazione predefinita manda due solleciti a cinque giorni di distanza, e smette appena il fornitore risponde, così nessuno viene sollecitato per un documento già inviato. Il calendario lo decidi tu, una volta per tutto il marchio. Dopo quattordici giorni una richiesta ancora aperta passa al tuo team, che dedica il suo tempo solo ai fornitori per cui serve una telefonata.
Ogni scambio con un fornitore, in un solo storico
Richieste e inviti di filiera stanno in un unico elenco, dal più recente, e ogni voce mostra a che punto è, dall'invio all'apertura fino alla risposta. Sai sempre a chi hai chiesto che cosa, chi ha aperto il messaggio e chi ha già risposto, senza cercare tra le caselle di posta di colleghi diversi. Quando serve ricostruire come e quando è stato chiesto un documento, la risposta è in una sola schermata.
Cosa torna indietro
I documenti che un fornitore carica dal suo link arrivano nella posta in arrivo, raggruppati per fornitore, richiesta e giorno. Leggere un messaggio, decidere su un file e archiviarlo sono tre azioni distinte, e nessuna avviene da sola.
Accetti, oppure rimandi indietro con un motivo
Nulla viene accettato in automatico. Un file rimandato indietro porta la data e il motivo, e un solo pulsante lo richiede di nuovo con un messaggio già preparato.
Sempre a mano, e sempre reversibile
Un messaggio archiviato conserva testo e allegati, e si può riportare nella posta in arrivo. Eliminare un messaggio lo nasconde ma non cancella mai i documenti che conteneva, perché un passaporto può poggiare su di essi.
Sai quando un messaggio è partito
Ogni mail che parte viene confermata sullo schermo, con nome e indirizzo del destinatario. Se non parte, la schermata dice il motivo reale. La campanella delle notifiche conserva le mail inviate e i documenti accettati o rimandati indietro.
Nella lingua del fornitore
Scrivi i tuoi modelli per richieste, solleciti e apertura degli inviti, uno per ogni lingua dei tuoi fornitori; i testi predefiniti della piattaforma coprono il resto. Ogni messaggio parte nella lingua indicata per quel fornitore, e la pagina dei modelli elenca le lingue dei fornitori per cui manca ancora un tuo testo. Se un modello manca, l'anteprima dice quale lingua verrà usata al suo posto, prima dell'invio.
I messaggi portano il nome della tua azienda come mittente, e le risposte possono arrivare alla tua casella. Ogni mail si chiude con lo stesso piè di pagina: chi l'ha inviata, che i file vanno solo a quel marchio e che al fornitore non servono né account né password.
Tre situazioni per cui è costruita la pagina
Manca un certificato
La scheda prodotto mostra il dato mancante e il fornitore che lo deve. Un clic apre il messaggio con quel fornitore, quel prodotto e quel documento già selezionati.
Un documento è sbagliato
Lo rimandi indietro con il motivo. Il fornitore riceve la richiesta di rifarlo, e il nuovo file arriva nella posta in arrivo accanto allo storico del primo.
Un'azienda della filiera è nuova
Un'azienda che non ha mai usato Tramaproof riceve un invito in cui solo la frase di apertura è tua. Il resto dice da dove arriva il suo indirizzo e a quale fornitura si riferisce la richiesta.
Domande
I miei fornitori devono creare un account per rispondere?
No. Aprono il link nel messaggio, rispondono a una domanda per volta e caricano i documenti. Non c'è un account, non c'è una password e non c'è nulla da installare.
Quando si fermano i solleciti?
Appena il fornitore risponde, oppure quattordici giorni dopo il primo messaggio con il calendario predefinito. A quel punto la richiesta torna a una persona, che decide come procedere. Il calendario si imposta una volta per il marchio e si può cambiare.
In che lingua il fornitore riceve il messaggio?
Nella lingua indicata per quel fornitore, oppure in quella che scegli mentre scrivi. Scrivi un modello una volta per ogni lingua dei tuoi fornitori, e da allora viene usato; l'anteprima ti avvisa prima se un messaggio userebbe un'altra lingua.
Un documento caricato dal fornitore entra subito nel passaporto?
No. Arriva nella posta in arrivo e aspetta una decisione. Una persona lo accetta o lo rimanda indietro, e solo un documento accettato può sostenere un dato del passaporto.
Cosa succede se una mail non può essere recapitata?
La schermata dice perché: l'indirizzo non è valido, è già stato respinto in passato, oppure il servizio di invio lo ha rifiutato. Nello storico la richiesta risulta non recapitata, e puoi mandare il link in un altro modo.